Printers & Scanners

Kies printers en scanners op basis van uw werkstroom

De juiste printer of scanner sluit aan op wat uw organisatie dagelijks verwerkt: tekstdocumenten, kleurpresentaties, facturen of dossiers. Bepaal eerst hoeveel u print en scant, hoe vaak u kleur nodig hebt en of meerdere medewerkers het apparaat gebruiken. Een printer met scanner en kopieerfunctie bespaart ruimte en brengt veelgebruikte taken samen. Een losse printer of scanner past beter wanneer u één functie intensief gebruikt of een specifieke scanmethode nodig hebt.

Laserprinters zijn doorgaans praktisch voor regelmatige tekstafdrukken en grotere printvolumes. Inkjetprinters zijn geschikt wanneer u ook kleurafbeeldingen of materiaal met fijne kleurgradaties afdrukt. Voor het digitaliseren van losse originelen is een vlakbedscanner handig; een documentinvoer helpt juist bij stapels papier. Controleer bij multifunctionele apparaten welke functies u werkelijk nodig hebt, zodat bediening en voorraadbeheer overzichtelijk blijven.

Let hierop bij de aanschaf

• Printvolume: stem het apparaat af op het aantal pagina’s dat uw team verwerkt en op piekmomenten.
• Kleur of zwart-wit: kies kleur als documenten dat vereisen; voor vooral tekst kan zwart-wit volstaan.
• Dubbelzijdig werken: automatisch dubbelzijdig printen en scannen kan handelingen en papierverbruik beperken.
• Papier en formaten: controleer welke papierformaten en -soorten u gebruikt, zoals briefpapier of etiketten.
• Aansluiting en delen: kijk hoe het apparaat verbinding maakt met uw werkplekken en of meerdere gebruikers ermee kunnen werken.

Vergelijk ook de beschikbare cartridges of toner, de papiercapaciteit en de bediening. Wanneer u veel documenten archiveert, zijn scanresolutie, bestandsformaten en een automatische documentinvoer belangrijker dan extra printfuncties. Voor een gedeelde werkplek tellen eenvoudige bediening en passende aansluitmogelijkheden juist zwaar mee.

Maak uw keuze passend bij kantoor en voorraad

Een compacte all-in-one printer is een logische keuze voor een kleine werkplek waar printen, kopiëren en scannen elkaar afwisselen. Bij intensief printwerk kan een afzonderlijke printer praktischer zijn, terwijl een documentinvoerscanner tijd bespaart bij grote dossiers. Houd bij de inkoop ook rekening met verbruiksartikelen en papier: controleer welk type cartridge of toner bij het apparaat hoort en stem de voorraad af op het gebruik. Zo voorkomt u dat een apparaat stilvalt omdat een veelgebruikt onderdeel ontbreekt.

Veelgestelde vragen over printers en scanners

Wat is het verschil tussen een laserprinter, inkjetprinter en multifunctionele printer?

Een laserprinter gebruikt toner en past vaak goed bij regelmatig tekstwerk. Een inkjetprinter werkt met inkt en is een optie als u ook kleurafbeeldingen afdrukt. Een multifunctionele printer combineert printen meestal met scannen en kopiëren; de printtechniek kan laser of inkjet zijn.

Welke printer past bij een kantoor dat vooral tekstdocumenten en af en toe kleurmateriaal print?

Bij veel tekstdocumenten is een zwart-wit laserprinter het overwegen waard; voor incidentele kleur kunt u daarnaast een kleurprinter inzetten. Print u kleur regelmatig op hetzelfde apparaat, vergelijk dan een kleurenlaser- en inkjetprinter op basis van volume, gewenste afdrukkwaliteit en de kosten en beschikbaarheid van verbruiksartikelen.

Wanneer kiest u voor een multifunctionele printer en wanneer voor een losse scanner?

Kies een multifunctionele printer als u op dezelfde werkplek geregeld documenten print, kopieert en scant. Een losse scanner is geschikter wanneer digitaliseren een intensieve taak is of wanneer u een specifieke scanopstelling nodig hebt, zoals een vlakbed voor losse originelen of een documentinvoer voor stapels.

Hoe houdt u een printer of scanner geschikt voor dagelijks gebruik?

Gebruik papier dat past bij de apparaatspecificaties en bewaar papier en inkt of toner droog en volgens de aanwijzingen van de fabrikant. Reinig onderdelen volgens de handleiding en verwijder papierstoringen zorgvuldig. Bij weinig printgebruik helpt het om de instructies van de fabrikant voor het onderhoud van inktcartridges te volgen.

Welke benodigdheden moet u samen met een printer of scanner inkopen?

Controleer welke cartridges of toner bij het gekozen model passen en leg ook geschikt papier op voorraad. Voor veel dubbelzijdige afdrukken kan papier dat daarvoor bedoeld is de doorloop ondersteunen. Bij scanwerk kunt u de werkwijze aanvullen met een digitale opslag- of archiveringsoplossing die aansluit op uw documentbeheer.