Mappen & Klemborden

Kies mappen en klemborden voor overzicht, vervoer en werk op locatie

Een passende map houdt documenten bij elkaar tijdens overleg, administratie of vervoer tussen werkplekken. Een klembord maakt formulieren direct invulbaar wanneer u geen bureau bij de hand hebt. Stem de uitvoering af op het papierformaat, de manier waarop medewerkers de documenten gebruiken en hoe vaak materiaal van hand tot hand gaat. Zo voorkomt u dat mappen te snel vollopen of dat formulieren tijdens een ronde losraken.

Let bij de aanschaf op formaat en gebruik

Begin met het documenttype en de werksituatie. Voor losse papieren of formulieren volstaat vaak een eenvoudige dossiermap. Moeten medewerkers documenten regelmatig aanvullen, raadplegen of presenteren, kies dan een map met een passende bevestiging of indeling. Voor inspecties, inventarisaties en werkbezoeken is vooral een stevige klem en een prettig schrijfoppervlak van belang.

• Formaat: stem de map of het klembord af op A4- of ander papierformaat, inclusief eventuele bijlagen.
• Capaciteit: kies een map die ruimte biedt aan de hoeveelheid papier die u doorgaans bewaart, zonder onnodig groot te zijn.
• Sluiting en bevestiging: bepaal of losse papieren, geperforeerde documenten of formulieren tijdens vervoer op hun plek moeten blijven.
• Materiaal: vergelijk lichte uitvoeringen voor incidenteel gebruik met stevigere materialen voor dagelijks meenemen.
• Gebruiksgemak: let bij klemborden op de klem, de hanteerbaarheid en voldoende ruimte om op het bord te schrijven.

Maak de keuze passend bij uw werkproces

Voor archiveren en terugvinden helpt een vaste indeling per afdeling, project of medewerker. Label mappen consequent en kies uitvoeringen die in uw kast of lade passen. Voor dagelijks transport zijn een stevige omslag en een sluiting die bij uw documenten past nuttig. Klemborden zijn juist praktisch wanneer medewerkers formulieren invullen tijdens controles, rondes of werkzaamheden buiten de vaste werkplek. Houd daarbij rekening met het papierformaat en met de hoeveelheid formulieren die tegelijk nodig is.

Houd voorraad en gebruik eenvoudig beheersbaar

Breng vooraf in kaart welke formaten en uitvoeringen uw teams echt gebruiken. Een beperkt, herkenbaar assortiment maakt aanvullen eenvoudiger en voorkomt dat medewerkers verschillende soorten door elkaar gebruiken. Combineer mappen en klemborden waar nodig met tabbladen, insteekhoezen, schrijfmateriaal of formulieren. Controleer regelmatig of klemmen nog goed sluiten en of mappen niet overvol raken; zo blijven documenten beter hanteerbaar en geordend.

Veelgestelde vragen over mappen en klemborden

Wat is het verschil tussen een dossiermap, een ringmap en een klembord?

Een dossiermap bundelt losse documenten voor tijdelijke ordening of vervoer. Een ringmap houdt geperforeerde papieren bij elkaar en maakt het makkelijker om documenten toe te voegen of te verplaatsen. Een klembord klemt meestal losse formulieren vast, zodat u erop kunt schrijven zonder tafel.

Welk materiaal past bij dagelijks gebruik door meerdere medewerkers?

Kijk naar een stevige omslag of bord en naar onderdelen die vaak worden belast, zoals de rug, sluiting en klem. Voor incidenteel gebruik kan een lichtere uitvoering volstaan; voor dagelijks meenemen is extra stevigheid doorgaans praktischer. Beoordeel ook of het materiaal eenvoudig schoon te houden is in uw werkomgeving.

Wanneer kiest u een map en wanneer een klembord?

Kies een map als documenten opgeborgen, geordend of meegenomen moeten worden. Kies een klembord als medewerkers formulieren onderweg invullen en daarbij een harde ondergrond nodig hebben. Gebruiken zij beide soorten documenten, dan kan een klembord voor het invullen en een map voor het bewaren een handige combinatie zijn.

Hoe voorkomt u dat mappen snel beschadigen of onoverzichtelijk worden?

Vul een map niet verder dan de constructie toelaat en gebruik een vaste indeling of labels voor terugkerende documentstromen. Bewaar mappen droog en controleer sluitingen en ruggen bij intensief gebruik. Haal verouderde papieren volgens uw interne bewaarrichtlijnen uit de map.

Welke benodigdheden zijn handig in combinatie met mappen en klemborden?

Tabbladen en insteekhoezen helpen om documenten binnen een map te scheiden of te beschermen. Voor klemborden zijn passende formulieren en schrijfmateriaal praktisch, zeker bij controles of werkbonnen. Stem papierformaat en indeling op elkaar af, zodat formulieren zonder vouwen of uitsteken gebruikt kunnen worden.