Stempels

Stempels kiezen voor dagelijks kantoorwerk

Gebruik stempels om post, documenten en formulieren snel en herkenbaar te verwerken. Denk vooraf na over de tekst die u vaak nodig hebt, het aantal afdrukken per dag en de plek waar u de stempel gebruikt. Een vaste tekst zoals ‘Ontvangen’ of een bedrijfsnaam vraagt om een andere uitvoering dan een datumstempel of een stempel met wisselbare letters.

Soorten stempels en hun gebruik

Een zelfinktende stempel heeft een ingebouwd inktkussen en is handig als medewerkers regelmatig dezelfde afdruk plaatsen. Een handstempel gebruikt u met een los stempelkussen; dat is praktisch wanneer u verschillende kleuren wilt gebruiken of de stempel maar af en toe nodig hebt. Datumstempels helpen bij postverwerking en dossierbeheer. Voor een eigen tekst, naam of logo kunt u een gepersonaliseerde stempel kiezen.

• Zelfinktende stempel: geschikt voor herhaald gebruik zonder los inktkussen bij elke afdruk.
• Handstempel: flexibel te gebruiken met een passend los stempelkussen.
• Datumstempel: handig om ontvangst-, controle- of verwerkingsdata vast te leggen.
• Tekst- of logostempel: geschikt voor vaste bedrijfsgegevens of terugkerende aanduidingen.
• Vervangend inktkussen: houd een passend exemplaar achter de hand als de afdruk minder scherp wordt.

Let op tekst, afdruk en gebruiksintensiteit

Controleer vóór aankoop of de afdruk alle benodigde informatie bevat en op het beschikbare document past. Houd tekst kort en goed leesbaar; kleine details kunnen minder duidelijk afdrukken. Voor een team dat dagelijks veel documenten verwerkt, ligt een zelfinktende uitvoering vaak voor de hand. Voor incidenteel gebruik of meerdere inktkleuren biedt een handstempel met los kussen meer vrijheid.

Stem de inkt af op het materiaal waarop u stempelt. Standaard stempelkussens zijn bedoeld voor papier; voor andere ondergronden heeft u mogelijk een geschikte speciale inkt nodig. Controleer daarvoor de productinformatie en test de afdruk zo nodig eerst op een onopvallende plek.

Houd stempels klaar voor gebruik

Bewaar stempels schoon en beschermd tegen stof. Sluit een stempel na gebruik en volg de aanwijzingen voor het bijvullen of vervangen van het inktkussen. Een droge of vervuilde stempel kan vlekkerig afdrukken; reinig het stempelvlak voorzichtig en gebruik alleen inkt die bij de uitvoering past. Leg veelgebruikte stempels en kussens bij elkaar, bijvoorbeeld op een vaste werkplek voor post- of factuurverwerking.

Veelgestelde vragen over stempels

Wat is het verschil tussen een zelfinktende stempel, een handstempel en een datumstempel?

Een zelfinktende stempel heeft een ingebouwd inktkussen en is geschikt voor terugkerende afdrukken. Een handstempel gebruikt u met een los kussen, wat meer vrijheid geeft in kleur en gebruiksmoment. Een datumstempel is bedoeld om een datum op documenten of post te plaatsen.

Welke stempel en inkt passen bij intensief gebruik of verschillende materialen?

Bij veel dagelijkse afdrukken is een zelfinktende uitvoering praktisch; controleer of het inktkussen vervangbaar is. Voor papier volstaat doorgaans een daarvoor bedoeld stempelkussen. Voor kunststof, metaal of andere niet-poreuze materialen moet u controleren of de inkt geschikt is en eerst een proefafdruk maken.

Wanneer kiest u een datumstempel en wanneer een vaste tekststempel?

Kies een datumstempel als medewerkers regelmatig de verwerkings- of ontvangstdatum moeten vastleggen. Een vaste tekststempel past beter bij terugkerende aanduidingen zoals ‘Kopie’ of ‘Betaald’. Moet de tekst per keer verschillen, dan is een datumstempel of een uitvoering met wisselbare tekst geschikter dan een vaste afdruk.

Hoe houdt u een stempel schoon en voorkomt u vlekkerige afdrukken?

Sluit de stempel na gebruik en bewaar hem stofvrij, zodat het stempelvlak niet uitdroogt of vervuilt. Reinig het vlak voorzichtig wanneer er inktresten of vuil zichtbaar zijn en volg de aanwijzingen voor het vervangen of bijvullen van het kussen. Gebruik geen willekeurige inkt, omdat die niet bij het stempeltype hoeft te passen.

Welke kantoorbenodigdheden zijn handig in combinatie met stempels?

Combineer een handstempel met een passend stempelkussen en houd een vervangend kussen beschikbaar voor veelgebruikte zelfinktende stempels. Een vaste opbergplek of stempelhouder helpt medewerkers de juiste uitvoering snel terug te vinden. Voor post- en dossierverwerking kunt u stempels combineren met datumlabels, dossiermappen of een registratielijst.