Laterale hangmappen

Kies laterale hangmappen die passen bij uw kast en dossierstroom

Laterale hangmappen helpen u dossiers overzichtelijk op te bergen in een kast of lade met hangrails. U leest de ruglabels vanaf de voorkant en haalt een dossier uit de rij zonder stapels op te tillen. Controleer vóór u bestelt hoe de hangrails in uw opbergsysteem lopen en welke maat map daarbij past. Laterale uitvoeringen verschillen van hangmappen die u van voren naar achteren ordent: ze hangen dwars in het meubel en bieden toegang vanaf de lange zijde.

Stem de uitvoering af op wat u archiveert. Voor losse documenten en dunne dossiers volstaat vaak een vlakke bodem. Verwacht u regelmatig dikkere dossiers, bijvoorbeeld met correspondentie of bijlagen, kies dan een model met bodemvouw. Let ook op de breedte van de map en de ruimte die de vouw inneemt; een te volle rij maakt labels lastiger leesbaar en dossiers minder eenvoudig uitneembaar.

Let op formaat, materiaal en dagelijks gebruik

De juiste maat hangt samen met uw kast, de afstand tussen de rails en het papierformaat dat u opbergt. Vergelijk daarom de opgegeven afmetingen van de map met uw bestaande hangmappen en controleer of de haken aansluiten op de rails. Papieren of kartonnen hangmappen zijn handig voor regulier archiefgebruik en eenvoudig te beschrijven. Kunststof uitvoeringen kunnen passen bij intensief gebruik of dossiers die vaker worden verplaatst. Kijk bij elke materiaalkeuze naar de stevigheid van de ophanging en de afwerking van de randen.

• Rails en kast: controleer de ophangrichting, railafstand en beschikbare breedte.
• Documentformaat: kies een map waarin uw papierformaat vlak en zonder vouwen past.
• Dossierdikte: gebruik een vlakke bodem voor dunne dossiers en een bodemvouw voor meer inhoud.
• Materiaal: stem papier, karton of kunststof af op hoe vaak medewerkers de map gebruiken.
• Labeling: kies een uitvoering met een passende labelstrook of tab voor uw sorteermethode.

Maak uw archief makkelijk doorzoekbaar

Spreek vooraf af hoe u de labels ordent, bijvoorbeeld op klantnaam, afdeling, dossiernummer of jaar. Gebruik dezelfde indeling op de hangmap en in uw digitale registratie, zodat medewerkers een dossier snel terugvinden. Vul mappen niet verder dan de bodem en houd veelgebruikte dossiers binnen handbereik. Zo blijven de hangmappen netjes aan de rails hangen en kunt u de inhoud aanvullen zonder de hele rij opnieuw in te delen. Vervang versleten labels wanneer de tekst niet meer goed leesbaar is.

Veelgestelde vragen over laterale hangmappen

Wat is het verschil tussen een laterale hangmap met vlakke bodem en een model met bodemvouw?

Een vlakke bodem is geschikt voor dunne dossiers met een beperkte stapel documenten. Een bodemvouw geeft extra ruimte voor dikkere dossiers of bijlagen. Kies de vouw op basis van de gebruikelijke dossierdikte, zodat mappen niet onnodig breed worden.

Welk materiaal past bij hangmappen die dagelijks door meerdere medewerkers worden gebruikt?

Voor regulier gebruik zijn papieren of kartonnen hangmappen vaak praktisch en eenvoudig te beschrijven. Bij frequent uitnemen en terugplaatsen kan een kunststof uitvoering een passende keuze zijn. Controleer ook de stevigheid van de ophanging; die bepaalt mede hoe stabiel de map aan de rails hangt.

Hoe bepaal ik of ik laterale hangmappen of hangmappen voor frontale archivering nodig heb?

Kijk naar de richting van de rails en de manier waarop u de labels vanuit de werkplek wilt lezen. Bij laterale archivering hangt de rij dwars in de kast en benadert u de mappen vanaf de lange zijde. Kies een frontale uitvoering wanneer uw kast de mappen van voren naar achteren draagt.

Hoe houd ik laterale hangmappen netjes en bruikbaar bij langdurig archiveren?

Verdeel documenten gelijkmatig en voorkom dat u de bodemvouw verder vult dan de map aankan. Controleer bij het periodiek opschonen of labels nog leesbaar zijn en haal afgeronde dossiers uit de actieve rij. Bewaar archiefmappen droog en hang ze op passende rails om vervorming te beperken.

Welke benodigdheden combineren goed met laterale hangmappen voor een compleet archiefsysteem?

Combineer de mappen met een archiefkast of lade met bijpassende hangrails en labels die aansluiten op uw sorteermethode. Voor dossiers met losse stukken kunt u ook binnenmappen gebruiken, mits het geheel nog goed in de hangmap past. Een vaste naamgeving op labels en digitale dossiers maakt terugvinden eenvoudiger.